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Steuernews für Klienten

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Was versteht man unter Grundaufzeichnungen?

Was versteht man unter Grundaufzeichnungen?

Das Führen der Aufzeichnungen sollten Sie nicht auf die leichte Schulter nehmen. Für den Finanzbeamten muss sich jeder Geschäftsfall von der Anbahnung bis zur Fakturierung nachvollziehen lassen.

Es müssen daher alle Unterlagen aufbewahrt werden, die dabei helfen, den Geschäftsfall genau zu rekonstruieren. Nur so kann im Zuge einer Prüfung nachvollzogen werden, wie der Umsatz genau entstanden ist und wie die genaue Besteuerungsgrundlage erhoben wird.

Zu den Grundaufzeichnungen gehören z.B. Kalendereinträge, Paragondurchschriften, Angebote, Lieferscheine, Geschäftskorrespondenz usw.

Welche Aufzeichnungen tatsächlich zu den Grundaufzeichnungen gehören, ist abhängig von der Geschäftstätigkeit des jeweiligen Betriebes.

Beispiel: Ein Kalendereintrag ist nicht generell schon eine Grundaufzeichnung, aber er kann zu den Grundaufzeichnungen gehören, sofern er für die Nachvollziehbarkeit des Geschäftsfalles relevant ist.

Für Unternehmen, die mit Kassensystemen arbeiten, erklärt die Kassenrichtlinie die Dokumentationspflichten ausführlich.

Welche Unterlagen einem Prüfer vorzulegen sind, ist auch abhängig von der jeweiligen Gewinnermittlungsart. Wenn Sie Bücher führen gelten andere Verpflichtungen als z.B. für einen Einnahmen/Ausgaben Rechner. In jedem Fall sollten alle Unterlagen sorgfältig aufbewahrt werden, damit Sie sie im Fall einer Prüfung schnell zur Hand haben. Alle Dokumente sind grundsätzlich mindestens sieben Jahre aufzubewahren (für manche Unterlagen gelten verlängerte Fristen).

Beispiele für weitere Unterlagen, die einem Prüfer vorzulegen sind: Konten und -plan, Journale, alle Aufzeichnungen zu Umbuchungen, Lohn-, Kunden- und Lieferantenkonten, alle Nebenbücher (wie das Wareneingangsbuch, Kassabuch, Anlagenverzeichnis), Unterlagen zu Inventuren, Kassenbelege, Kontoauszüge

Elektronische Unterlagen

Wenn Sie Unterlagen elektronisch aufbewahren, beachten Sie bitte, dass Sie dem Finanzbeamten die Unterlagen so aufbereiten müssen, dass er sie lesen kann. Ein wichtiger Punkt ist auch das elektronische Radierverbot. Die Daten dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr lesbar ist.

Stand: 10. Oktober 2013

Bild: Photosebia - Fotolia.com

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aufgrund der aktuellen Entwicklungen dürfen wir Ihnen mitteilen, unseren Bürobetrieb lediglich nur mehr in eingeschränktem Ausmaß aufrecht halten zu können: Telefonisch und per E-Mail werden wir zu den gewohnten Zeiten für Sie für Sie erreichbar sein, werden aber in nächster Zeit gänzlich auf persönliche Besprechungen verzichten und auch alle anderen persönlichen Kontakte auf ein Minimum reduzieren. Für die Übergabe von allfälligen Unterlagen bitten wir Sie um vorige Kontaktaufnahme, damit wir gemeinsam den besten Weg dafür finden. Wir haben für unsere Mitarbeiter die Möglichkeit des Arbeitens im Home-Office geschaffen, einige Mitarbeiter nutzen diese bereits, der Kanzleibetrieb vor Ort bleibt aber aufrecht. Ihre Gesundheit und jene unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen derzeit absolut im Vordergrund.

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